Yeni yıl yaklaşıyor. Yine bir çok yönetici ve işadamımızın “Seneye İnşallah”, “Yılbaşından sonra bi bakarız” ya da “Hele bu yıl bi geçsin bakalım” gibi cümleler sarfettiklerini duyar gibiyim. Elbette bu tür düşüncelerin ayaküstü bile olsa ifade edilmesinde hiç bir sakınca yoktur. Ancak bir işyerinde yeni bir yıla girerken, o yıla ait ciddi bir planlamanın yapılması da gerekmektedir. Bu ayki yazımızda konunun teorik yanlarını bir tarafa bırakarak her işletmenin hemen uygulayabileceği, bizim de halen işletmemizde uygulamakta olduğumuz yıllık planlama uygulamalarından söz edeceğim.
SÜREÇLERİN BELİRLENMESİ
İşletmelerde başarılı bir planlamanın yapılabilmesi için ilk önce işletmedeki işlerin süreçlere bölünmüş olması gerekmektedir. Burada kastedilen organizasyondaki departmanlar değildir. Belki birden fazla departmanı ilgilendirebilecek işler dizinidir. Bir başka deyişle süreçler bir işyerinde yapılmakta olan işlerin küçük parçalara bölünmesiyle ortaya çıkarılan “iş parçacıklarıdır”. Süreçler iyi tanımlanmalıdır. Süreç sorumluları, ilgili çalışanlar, sürecin performans kriterleri, bu kriterlerin nasıl hesaplanacağı ya da nasıl elde edileceği açıkça belirtilmelidir.
PERFORMANS KRİTERLERİNİN BELİRLENMESİ
Öncelikle süreçlerin performans kriterleri belirlenmelidir. Süreç performans kriterleri o sürecin başarısını gösterebilecek ölçülebilen iş sonuçlarıdır. Gerekiyorsa bu ölçümleri elde edebilecek ekipman ve bilgisayar alt yapıları kullanılmalıdır. Süreçlerin performans kriterlerinden başlayarak bölümlerin ve en sonunda şirketin performans kriterleri elde edilir. Örneğin bir işyerinde “paketleme süreci”adı ile bir süreç tanımlanmış olsun. Bu sürecin performans kriterlerinden biri de “bir dakikadaki paketleme sayısı” olsun. Bu kriter satış depertmanının “sevkiyat hızı” performans kriterinin oluşturulmasında kullanılır. Satış departmanının “sevkiyat hızı” kriteri de şirkete ait örneğin “Satış Miktarı” performans kriterinin oluşmasına girdi olur.
Böylelikle iyi bir planlama yapabilmek için en basit iş parçacıklarından başlayarak iş yerinin tamamına ait başarı düzeyini gösterecek ölçütler belirlenmiş olunur. Bu ölçütler planlama aşamasında hedefler belirlenirken ve daha sonraki aşamalarda da gidişat kontrol edilirken kullanılır.
MEVCUT DURUMUN TESBİTİ
Her planlama döneminin sonunda, bir sonraki dönem için plan yapılırken, şirketin başarısını temsil eden performans kriterlerine ait bugünkü değerler incelenerek durum tesbiti yapılır. Durum tesbiti yapmak yeni dönemdeki hedefleri belirlemek açısından önemlidir. Çünkü hedef konulurken başarılabilecek hedeflerin konulması gerekmektedir. Bu bakımdan başarılmış olan ölçütü bilmek ona göre yeni hedefler belirlemek, en sağlıklı yollardan biridir. Yeni hedefler belirlenirken kurumun içinde bulunduğu şartların belirlenmesi de önemlidir. Bunun için bir çok yöntemler vardır. En çok kullanılan yöntem “SWOT ANALİZİ”dir. Bu analiz iki ana kısımdan oluşur. Birincisi “iç çevre analizi” diye tanımlanabilecek olan işletmenin kendi özellikleriyle ilgili analizdir. Bu analizde işletmenin güçlü ve zayıf yanları araştırılır. Teknik yönden, insan kaynakları yönünden, mali yönden işletmenin durumu incelenir. İkincisi ise “dış çevre analizi”dir. Bu analizde de işletmenin dış çevresi incelenir. Sektörel şartlar, ülkenin ve dünyanın ekonomik durumu ve bunların işletme üzerindeki etkileri tartışılır. Bütün bunlarla ilgili fırsatlar ve tehditler belirlenir. Hem iç çevre, hem dış çevre analizleri yapılırken odak noktasına hep rakipler konulmalı ve bütün bu faktörler rakiplerle kıyaslanarak değerlendirilmelidir.
KURUM HEDEFLERİNİN BELİRLENMESİ
Kurumun başarı düzeyini gösteren kriterler belirlendikten ve bu kriterler çerçevesinde kurumun mevcut durumu ve çevre şartları incelendikten sonra, bu bilgilerden yola çıkılarak bir sonraki dönem için hedefler belirlenir. Hedefler belirlenirken yapılmış olan analizlere göre uygulanabilecek hedefler seçilmelidir. Başarılması mümkün olamayacak hedefleri koymak, daha sonraki aşamalarda moral bozukluğuna neden olabilir. Hatta zamanla plan uygulanabilir olmaktan çıkabilir. Hedefler somut rakamlar veya söylemlerle ifade edilmeli, açık, net ve anlaşılır olmalıdır. İşveren, yönetici, çalışan gibi tüm ilgililer hedefler üzerinde uzlaşmış olmalıdırlar.
BÖLÜM VE SÜREÇ HEDEFLERİNİN BELİRLENMESİ
Kuruluşa ait hedefler belirlendikten sonra o kuruluşa ait her departman, şirketin bu hedeflerine ulaşabilmesi için kendi süreçleriyle ilgili hedeflerini belirler. Bu hedefler şirket hedefleriyle ilgili ve o hedeflere hizmet eden hedeflerdir. Belirlenen bölüm-departman hedeflerine göre de o bölüm içindeki tek tek iş süreçlerine ait hedefler belirlenir. Süreç hedefleri de bölüm hedefleriyle ilgili ve ona hizmet eden hedeflerdir. Dolayısıyla kurum hedeflerine de hizmet ederler.
Planlama yapılırken kurum hedeflerinden süreç hedeflerine doğru yukarıdan aşağıya doğru bir yol izlenir. Uygulama ve kontrol aşamasında ise aşağıdan yukarıya doğru öncelikle süreçlerin hedeflerine ulaşmaları izlenir. Çünkü süreçlerin hedeflerine ulaşmaları, ilgili bölümlerin hedeflerine ulaşması demektir. Bölümlerin hedeflerini yakalaması ise “Şirket Hedefleri”ne ulaşmayı sağlar.
BÜTÇELEME
Konulan hedeflerin elbetteki finansal yönleri de vardır. Bu hedefler belirlenirken önce bu hedeflerle ilgili mali olanaklar, kaynaklar, tartışılmalıdır. Dolayısıyla kuruma ait ve süreçlere ait hedefler belirlenirken bunlarla ilgili bütçeler de yapılmalıdır.
GÖZDEN GEÇİRME
Yukarıda anlattığımız planlama süreci, işin gereklerine göre yıllık, aylık, haftalık zaman dilimleri için yapılabilir. Hangi zaman dilimi için yapılmış olursa olsun her plan daha plan yapılırken belirlenmiş olan zaman aralıklarında gözden geçirilmelidir. Gözden geçirme aşamasında “Hedeflere ulaşma yolunda aksamalar var mı? Hedeflerin güncellenmesi gerekli mi? Hedeflere ulaşmak için neleri değiştirmeliyiz? Şirket içi ve şirket dışı şartlarda değişmeler oldu mu? Bütçeye uygun olarak mı ilerliyoruz?” gibi daha bir çok sorunun cevapları aranır. Gözden geçirme sonunda gerekirse plan revize edilir.
KONTROL
Planlamada kontrol işlemi belirli zamanlarda yapılabildiği gibi aslında sürekli şekilde yapılması gereken çok iyi bir yönetsel araçtır. Çünkü kontrol görevini, planlanan performans hedeflerine ve bütçe hedeflerine göre yapan yöneticiler, önemsiz bazı aksaklıklar yerine kuruluşun iş sonuçlarını doğrudan etkileyen süreç performans kriterlerine odaklanmış olurlar.
Günümüzde, planların gözden geçirilmesinde ve kontrolünde çeşitli bilgisayar programları, üretim-yönetim yazılımları ve diğer otomasyon sistemleri sağladıkları raporlarla yöneticilere büyük kolaylıklar sunmaktadır.
