Yeni bir yıla girdik. Bazı kuruluşlar geçen yılı yeterli bir karla kapadılar. Bazı kuruluşlar az kar elde ettiler. Bazıları da kar etmedikleri gibi zarar ettiler. Bütün bu sonuçların hepsi işletmeler için olağan durumlardır. Elbette ki işletmeler kar merkezleridirler ve kar elde etmek zorundadırlar. Ancak bazı durumlarda işletmelerin zarar etmesi de kar etmesi kadar doğal karşılanabilir. Beklenmedik ekonomik veya sosyal kriz dönemlerinde ya da ilgili sektörün veya işletmenin kendisine özel bazı dönemlerinde işletmeler kar etmeyebilirler. Bir işletmenin bir dönem ya da bir yıl kar etmedi diye başka nedenler yoksa hemen iflas etmeside düşünülemez.
Ancak kuruluşların kar veya zarar edecekleri yıl başından itibaren yapılan bütçe çalışmalarıyla öngörülmeli ve yönetilmelidir. İşletmelerin örneğin bir yıl boyunca her ayki, satışları, nakit ve vadeli ciroları, giderleri, yapacakları yatırımları vb. bütün gelir ve giderleri öngörülmeli ve üzerinde işletmenin tüm yöneticilerinin utabakatı sağlanmalıdır. Adeta bir anlaşma oluşturulmalıdır. Bütçe disiplini olan işletmelerde işveren dahil hiç kimse öngörmediği bir harcamayı kolayca yapamamalıdır… Eğer bu harcama bir zorunluluk ise ancak bütçede ya başka bir giderden vazgeçerek ya da ek bir kaynak bularak bu harcamayı yapmalıdırlar.
Bütçe yıl içinde belirli dönemlerde (örneğin her ay) kontrol edilerek eğer öngörülene uymamışsa nerede aksama olduğu araştırılmalıdır. Satışlar mı az olmuş? Neden? Hangi giderler fazla gerçekleşmiş? Neden? gibi bir çok sorular sorulmalı ve bunlarla ilgili zamanında önlem alınmalıdır. Bu şekilde kullanıldığında bütçe uygulaması işletmenin maliye dışındaki birimlerinin yönetilmesinde de çok yararlı bir araç olacaktır. Çünkü öngörülen bütçenin tutmadığı durumlarda belki iş gücünde bir verimsizlik vardır? Belki ürünlerde bir kalite sorunu olabilir? Belki bazı çalışanlar yeterli performans göstermiyordur? Böylece bu noktalardaki yetersizlik ya da yanlışlar bütçe yönetimi sayesinde daha kolay ve zamanında ortaya çıkmış olur.
Bütçeler değişen şartlara göre belirli dönemlerde revize edilmelidir. En son revize edilmiş olan bütçe yıl sonunda doğruya yakın şekilde gerçeleştirilmiş olmalıdır. Böyle yapıldığında kar da zarar da yöneticiler için sürpriz olmayacaktır.
►NAKİT YÖNETİMİ
Bütçe ile yönetimin en önemli yararlarından biri de nakit yönetimidir. Günümüzde iflas eden işletmelerin çoğunluğu zarar etikleri için değil nakit yönetimini doğru yapamadıkları için iş hayatından çekilmek zorunda kalmaktadırlar. Bu konuda Üzeyir Garih’in verdiği çok güzel bir benzetmeyi sizlerle paylaşmak istiyorum:
”İşadamı üç topla oynayan cambaz gibidir. Topları sırayla ve aralıksız olarak havaya atar ve tutar. Bu toplardan biri sermaye, biri kar, biri de nakittir. Sermaye ve kar topları esnektir. Cambaz bir hata yapar da bu iki topu yere düşürürse bu toplar tekrar zıplar ve cambaz oyununa devam eder. Gösterinin ahengi biraz bozulsa da oyun devam eder. Hatta cambaz çok yetenekli ise bu hatayı estetik bir gösreriye de çevirebilir ve bu durumdan fayda bile elde edebilir. Ancak üçüncü top, yani nakit topu esnek değildir. İçi kum doludur. Cambaz bu topu yere düşürürse top zıplamaz. Yere eğilip onu almak zorunda kalır.Ve o topu alana kadar diğer toplar da yere düşer. Oyun bozulur.”
Bütçe ile yönetimin en önemli yararlarından biri de nakit yönetimidir. Günümüzde iflas eden işletmelerin çoğunluğu zarar etikleri için değil nakit yönetimini doğru yapamadıkları için iş hayatından çekilmek zorunda kalmaktadırlar. Bu konuda Üzeyir Garih’in verdiği çok güzel bir benzetmeyi sizlerle paylaşmak istiyorum:
”İşadamı üç topla oynayan cambaz gibidir. Topları sırayla ve aralıksız olarak havaya atar ve tutar. Bu toplardan biri sermaye, biri kar, biri de nakittir. Sermaye ve kar topları esnektir. Cambaz bir hata yapar da bu iki topu yere düşürürse bu toplar tekrar zıplar ve cambaz oyununa devam eder. Gösterinin ahengi biraz bozulsa da oyun devam eder. Hatta cambaz çok yetenekli ise bu hatayı estetik bir gösreriye de çevirebilir ve bu durumdan fayda bile elde edebilir. Ancak üçüncü top, yani nakit topu esnek değildir. İçi kum doludur. Cambaz bu topu yere düşürürse top zıplamaz. Yere eğilip onu almak zorunda kalır.Ve o topu alana kadar diğer toplar da yere düşer. Oyun bozulur.”
Yazımın başında da söylediğim gibi bir yıl kar elde etmemek bir işletme için “yolun sonu” değildir. Hatta cambaz örneğinde olduğu gibi sermayemizi kaybetmek bile “yolun sonu” değildir. Nitekim, örneğin bir yangında “her şeyini kaybeden” ve “sıfırdan başlayarak” daha da iyi konumlara gelen bir çok başarı örneği herkes tarafından bilinmektedir. Ancak nakit yönetimini yapamadığı için sermaye yapısı güçlü de olsa, karlılık düzeyi iyi de olsa iflas etmek zorunda kalan bir çok işletmeleri de çoğumuz duymuşuzdur.
Bütçe yapılırken bütçenin ayrılmaz parçası nakit akım tablosudur. Her ay için bütçedeki öngörüler yapılandırılırken bunlara bağlı olarak yılın sonuna kadar adeta bir “simülasyon “yapılarak ayrı bir tablo halinde nakit akışı da öngörülür. Bu tablo yapıldığında örneğin daha ocak ayının başında iken ekim ayında işletmenin nakit açığı tespit edilmiş olur. Ekim ayındaki bu açık için daha ocak ayında çeşitli finansal kaynaklardan nakit sağlanması planlanmış olur.
Nakit akım tablolarının kontrolü de bütçe gibi her ay yapılır. Öngörülen gerçekleşmemişse nedenleri araştırılır. Ancak bundan daha da önemlisi önümüzdeki en az üç ayın nakit durumunun değerlendirilmesidir. Bütçe disiplini ile yöneticiler her ayın sonunda işletmelerinin gelecek üç ayki nakit dengesinden emin olurlar Aksayacak olan durumlar zamanında önlem alarak proaktif davranırlar. Çünkü nakit yönetiminde sürprizin yeri yoktur.
