Fransızcadan dilimize geçen "Prodüktivite" kavramıyla da ifade edilen etkinlik, verimlilikten farklı bir kavramdır. Verimlilik bir işi doğru yapmak, etkinlik ise bir işi doğru yöntemlerle doğru yapmaktır. Bu cümlede etkinlik kavramının verimliliği de kapsadığı görülmektedir.
VERİMLİLİK
İşyerlerinde birçok iş süreçleri vardır. Bu süreçlerin de her birinin girdileri ve çıktıları vardır. Ne kadar az üretim girdileri ile ne kadar çok üretim çıktıları elde ederseniz verimliliğiniz o kadar fazla demektir. Bir başka deyişle aynı miktardaki üretimi elde etmek için ne kadar az hammadde, enerji veya insan gücü kullanırsanız verimliğiniz o denli yüksek olacaktır. Bu durumda işi doğru yapıyorsunuz demektir.
ETKİNLİK (PRODÜKTİVİTE)
Fransızcadan dilimize geçen "Prodüktivite" kavramıyla da ifade edilen etkinlik ise verimlilikten daha farklı bir kavramdır. Diyelim ki işimizi doğru yapıyoruz. Peki acaba doğru işi mi yapıyoruz? Aynı sonucu, aynı çıktıyı, aynı ürünü elde etmenin başka bir yolu yok mu acaba? Başka bir metot, başka bir araç, başka bir çalışma şekliyle bu işi daha kolay, daha ucuz, daha hızlı bir şekilde yapamaz mıyız? Eğer böyle bir imkan varsa onu yapmayıp şu anda yapmakta olduğumuz şekliyle, işimizi doğru da yapsak doğru işi yapmış olmayız. Etkinlik bir işi doğru yöntemlerle doğru yapmaktır. Ya da kısaca etkinlik doğru işi yapmaktır denilebilir.
VERİMLİLİK VE ETKİNLİK ARASINDAKİ FARK
Verimlilik ve etkinlik kavramları çoğu kez karıştırılır ve yanlış olarak birbirinin yerine kullanılır. Verimlilik bir işin doğru yapılmasıdır. Etkinlik ise doğru işin doğru yapılmasıdır. Örneklerle açıklayacak olursak;
Diyelim ki bir kamyon kum var ve bu kum bir inşaatın beşinci katına taşınacak. Bu işi sekiz kişinin altı saatte yaptığını kabul edelim. Aynı işi aynı sayıdaki kişiler altı saatte değil de örneğin beş saatte yaptıklarında verimliğin daha yüksek olduğu söylenir.
Oysa aynı miktardaki kum bir vinç yardımıyla ve iki kişi ile belki de 1 saatte yukarı taşınabilir. Bu yöntem, bize bu işin yapılmasında hem zaman kazandırabilir hem de maliyetimizi düşürebilir. Ya da maliyet biraz yükselse de aynı zamanda daha çok iş yaparak en sonunda gelirimiz daha fazla arttığından yine daha karlı olmak mümkün olabilir. Birinci yöntemde iş doğru yapılsa da yani verimlilik yüksek olsa da yapılan iş yanlıştır. İkinci metotta ise doğru iş yapılmaktadır. Bu örnekten hareketle şu tanımı yapabiliriz;
Verimlilik bir işi doğru yapmak, etkinlik ise bir işi doğru yöntemlerle doğru yapmaktır. Bu cümlede etkinlik kavramının verimliği de kapsadığı görülmektedir.
İŞYERLERİNDE ETKİNLİK (PRODÜKTİVİTE)
Prodüktivite iş süreçlerinde önemli bir performans ölçüm gereci olarak kullanılabilir. Prodüktivite matematiksel olarak ÇIKTI/GİRDİ şeklinde formüle edilir. Çıktı, üretim miktarı, ciro, adet, ağırlık v.b. ölçülebilen değerlerden oluşabilir. Genelde, çıktı olarak en çok ciro kullanılır. Girdi de bir ya da birden fazla olabilir.
Örnekler:
İşçilik Prodüktivitesi = Satış Cirosu/Toplam İşçilik Giderleri,
Enerji Prodüktivitesi= satış cirosu/toplam enerji giderleri,
Ambalaj Prodüktivitesi= satış cirosu /ambalaj giderleri,
Nakliye Prodüktivitesi= satış cirosu/nakliye giderleri.
Çıktı olarak satış cirosu, girdi olarak da bütün giderler alındığında ise ortaya çıkan prodüktiviteye Toplam Prodüktivite denir. Bu da işletmenin kar oranının bir ifadesidir.
Toplam Prodüktivite (Kar) = Satış Cirosu/Toplam Giderler.
Örneğin satış cirosu 120 TL olan bir şirketin toplam giderleri 100 TL ise toplam prodüktivitesi 120/100=1.20 olur. Bu değer o şirketin maliyetleri üzerinden yüzde 20 kar elde ettiğini ifade eder.
Toplam Prodüktivite, kar eden bir şirkette yukarıdaki örnekte görüldüğü gibi birden kar oranının % miktarı kadar büyük bir sayı olur. (1+%kar) Diğer girdi prodüktiviteleri ise yine birden büyük ancak yüksek sayılardan oluşur. (Oran birden küçükse zaten zarardan da öte büyük problemler var demektir. Çünkü elde edilen ciro sadece sözkonusu olan gideri bile karşılayamamaktadır.)
İşyerlerinde iş süreçlerinin verimlilikleri sürekli olarak ölçülürken, bir yandan da mühendislik çalışmalarıyla o işin daha başka yöntemlerle daha doğru bir şekilde yapılmasının yolları aranmalıdır.
Prodüktivitenin süreç performans ölçütü olarak kullanılması elde edilen değerlerin diğer şirketlerle değil aynı şirkette aynı süreçte daha önceki değerlerle karşılaştırılması şeklinde olur. Böylelikle süreçlerin daha iyiye veya daha kötüye gittiği belirlenmiş olur. Örneğin bir zaman diliminde önceki zamana göre enerji giderleri arttığı halde ciro artmamışsa enerji prodüktivitesi düşer ve bir şeylerin aksadığı belirlenmiş olur. Yöneticiler aksamanın nerelerden kaynaklandığını araştırırlar. Diğer yandan enerji giderlerinin daha önceki zamana göre arttığı görüldüğünde satış cirosu daha da fazla artmışsa enerji prodüktivitesi hesaplandığında prodüktivite eskiye göre daha yüksek çıkar ve enerji giderlerin artmasının kötü bir şey olmadığı görülür.
Örneğin;
Bir işletmenin Nisan ayı cirosu 30.000 para birimi, enerji gideri de 5000 para birimi olsun. Aynı işletmenin mayıs ayı cirosu 24.000 para birimi enerji giderleri de 3000 para birimi olsun. Bu işletmenin nisan ayı enerji prodüktivitesi 30000/5000=6 olur. Mayıs ayı enerji prodüktivitesi ise 24000/3000=8 olur. Bu karşılaştırma bu şirkette mayıs ayında cironun düştüğünü, belki başka süreçlerde problemler olduğunu gösterebilir ancak mayıs ayında enerji yönetiminin nisana göre daha iyi olduğunu da belirtir. Böylelikle yöneticiler mayıs ayında bir zarar varsa bunun nedenlerini enerji yönetimi sürecinde değil diğer girdilerin prodüktivitelerine bakarak diğer süreçlerde ararlar.
Aynı şekilde yukarıdaki işletmenin nisan ayındaki satış cirosu 30.000 para birimi, ambalaj gideri de 400 para birimi olsun. Bu işletmenin mayıs ayındaki cirosu artarak 42.000 para birimi, ambalaj gideri de 600 para birimi olsun. Bu işletmenin nisan ayı ambalaj prodüktivitesi 30000/400=75, mayıs ayı ambalaj prodüktivitesi ise 42000/600=70 olur. Bu işletmede mayıs ayının nisan ayına göre satışların daha çok olduğu ve belki daha fazla kar elde edilen bir ay olduğu görülmektedir. Ancak ambalaj prodüktivitesi nisan ayına göre daha düşüktür. Diğer iş süreçlerinde problem olmayabilir, şirkettin karı da artmış olabilir ancak ambalajlama sürecinde bir problem var demektir. Örneğin ya ambalajlar israf edilmektedir ya da tedarikçiden gelen ambalajların kalitesi bozulmuştur. Ambalaj prodüktivitesinin ölçülmesiyle işler ne kadar iyi de olsa bu aksamalar gözden kaçmamış olur.
Görüldüğü gibi prodüktivite kavramı işletmenin, girdilerini kullanarak ve süreçlerini yöneterek en sonunda ne kazandığıyla ilgili, yani karıyla ilgili bir kavramdır. İşletmenin karlılığını arttırmak için süreç yöneticileri sürekli olarak iş süreçlerini daha doğru yöntemlerle yapma imkanını araştırılmalı ve geliştirdikleri bu yöntemlerin de doğru uygulanmasını sağlamaları gerekir. Böylelikle hem etkinlik (prodüktivite) hem de verimlilik sağlanmış olur.
